Organisation du Temps de Travail : un Outil Indispensable

Organisation du temps de travail

Dans cette vidéo, je vous parle d’un outil indispensable à l’organisation du temps de travail : l’agenda hebdomadaire.

 

Script Vidéo

Bonjour, dans cette vidéo, je vais vous parler d’un outil indispensable dont je me sers au quotidien pour l’organisation du temps de travail.

Il s’agit de l’agenda qui permet de planifier les tâches dans la journée, sur la semaine et au-delà. C’est l’outil d’organisation de mon temps par excellence. De mon point de vue, c’est l’outil le plus essentiel de gestion du temps. Je l’utilise sans interruption depuis le collège… Il est pour moi l’outil le plus proche de la réalité de mon emploi du temps et de mes activités.

Comment organiser votre temps de travail grâce à l’agenda ?

Planifier consiste à décider quelle activité faire à quel moment dans la journée, dans la semaine, dans l’année… Avant de décider quoi faire, il est fondamental de préciser les objectifs et priorités.

Choisir les tâches à réaliser

 

• Identifier et collecter les tâches à réaliser

• Prioriser en fonction de l’importance et de la date butée de réalisation de la tâche

• Inclure les tâches d’anticipation et de planification.

• Déléguer ce qui peut être délégué

• Suis-je bien la personne compétente et toutes les conditions préalables à la réalisation de cette tâche sont-elles vérifiées ?

• Identifier et communiquer si nécessaire sur les tâches que vous ne réaliserez pas.

Définir la durée de la tâche

 

• Évaluer systématiquement nous apprend à évaluer de plus en plus justement.

• Attribuer un temps dans votre agenda en considérant les lois du temps et un objectif pour la tâche.

Commencer par les tâches les plus importantes

 

• Dans la semaine, identifiez les 20 % de tâche que vous allez faire le lundi.

• Le matin, identifiez la tâche majeure de la journée par laquelle vous allez commencer et sur laquelle vous allez vous concentrer.

Donner du temps au temps

 

• Prévoir des temps de réflexion pour faire le meilleur usage de son temps.

• Se réserver du temps pour planifier et pour anticiper les sujets importants qui ne sont pas encore urgents.

Prévoir les imprévus

 

• Laisser des plages de temps vierges dans son agenda pour traiter les imprévus.

• Avec l’expérience d’une planification efficace, le temps passé à traiter les imprévus diminue, se stabilise et peut être prévu dans des plages de temps dans l’agenda.

• … et se donner du temps pour ne rien faire, se reposer, se ressourcer, pour le plaisir, sans objectif, sans délai, sans heure :

• Même lorsqu’ils ne sont pas planifiés, au sens où ce n’est pas écrit dans un agenda, les week-ends sont parfois bien chargés entre les courses, les enfants à emmener à droite et à gauche, les amis à visiter, la soirée festive, la maison à entretenir, la TV, la sortie spectacle, etc.

• Je préconise de se réserver chaque mois une journée, a minima une demi-journée « vide », sans projet autre que se retrouver soi-même ou avec une personne proche, son/sa conjoint/e par exemple, pour simplement faire avec plaisir, sans effort, ce que l’on a envie de faire dans l’instant présent.

La planification est un travail de précision à forte valeur ajoutée quand il est bien entrepris. C’est pourquoi il faut y allouer du temps. Mais attention, il faut avoir préalablement défini ses objectifs et ses priorités. En effet, la planification sera d’autant plus pertinente que les priorités sont claires.

Planifiez des blocs de temps

 

C’est une notion extrêmement importante de la planification et de la gestion du temps qui permet d’augmenter son efficacité en se réservant des temps suffisamment longs sans interruption pour se concentrer et produire de meilleure qualité en moins de temps.

Je préconise de planifier au moins un bloc de temps d’1 h 30 chaque jour le matin autour de 10 h qui est l’heure d’éveil maximum où nous avons pour la plupart d’entre nous le meilleur rendement physiologique.

Je conçois ce bloc de temps comme un blockhaus, que je protège vigoureusement contre les interruptions.

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