Améliorer l’efficacité collective avec les principes de gestion du temps

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Améliorer l’efficacité collective avec les principes de gestion du temps

C’est évident lorsque j’anime des sessions de formation en inter-entreprises : Certaines d’entre elles sont respectueuses des engagements, des horaires, du temps de chacun et cela facilite grandement l’organisation personnelle des collaborateurs. D’autres au contraire vivent dans le bouleversement permanent où les priorités changent à tout moment, rendant très difficile l’organisation et l’efficacité personnelle de chaque collaborateur. Cela génère beaucoup de frustrations, d’inefficacité, de stress et de turn-over, mais il est possible d’infléchir cette dynamique dommageable.

Il y a un an, je suis intervenu dans une entreprise qui souffrait des trois maux clés du papillonnage excessif que je nomme ici : Réactivité, Disponibilité et Urgence. A l’issue d’un processus de formation et d’accompagnement, une charte du mieux travailler ensemble a été construite par des groupes de travail et présentée à l’ensemble du personnel. Cette charte regroupe de façon visuelle sur une simple page 12 actions concrètes à mettre en œuvre sur 3 thèmes identifiés : Se réunir, communiquer par e-mail et coopérer.

J’intervenais à nouveau la semaine dernière dans cette entreprise pour consolider la démarche, et j’ai été ravi d’entendre des témoignages qui représentent des avancées très significatives. Voici quelques exemples :

  • En cas d’urgence à traiter dans la demi-journée, le demandeur contacte l’autre personne oralement, soit au téléphone, soit de visu pour négocier avec elle de façon interactive le délai et non par e-mail.
  • Des réunions sont initiées spontanément lorsqu’un sujet nécessite l’interaction de plusieurs interlocuteurs, plutôt que de faire d’interminables allers-retours en bilatérale…
  • Le statut Skype (disponible, occupé, en réunion, en télétravail…) est consulté avant de contacter une personne et le plus souvent respecté.
  • Des bureaux pour s’isoler sont destinés à être utilisés lors de périodes de travail demandant de la concentration.
  • Les directeurs et chefs de service ont mis en place des réunions d’équipe courtes et efficaces qui favorisent la communication et l’esprit d’équipe

Des progrès restent à faire, notamment dans les relations avec les autres filiales à l’étranger ou encore pour intégrer de nouveaux collaborateurs afin que la nouvelle culture soit bien partagée, mais tous témoignent de très nettes améliorations. D’ailleurs, les résultats des équipes en France affichent une bonne santé pour la contribution au groupe, à la différence d’autres filiales.

Afin d’entretenir la flamme, j’ai proposé des « cartes à engagement du jour ». Ce sont une trentaine de cartes, comportant chacune une bonne pratique de gestion du temps à tester sur une journée. L’idée est née de proposer ces cartes à tous les collaborateurs en les mettant à disposition à l’entrée de l’entreprise. Ceux qui le souhaitent prennent une carte à expérimenter durant une journée puis la reposent en fin de journée.

Cette idée d’un participant me ravi car c’est une façon de maintenir le cap sur l’évolution de la culture collective de gestion du temps et je n’en doute pas de l’amélioration des performances, de l’ambiance et de l’engagement au sein des équipes.

 

Prochaines formations en Inter :

Gestion du temps – Les clés de l’efficacité individuelle et collective

Management d’équipe – Les fondamentaux

Management positif et bien-être au travail – Le manager bienveillant

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