Comment gérer son temps quand on est débordé ?
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Julien Bisson| 03 septembre 2018, 13h42
Selon Hervé Coudière, expert en organisation, il faut tenter de prévoir les grandes échéances, semaine par semaine, au moins jusqu’à fin 2018. LP/Olivier Arandel
Détendu et reposé après les vacances, vous voilà prêt à reprendre le collier… avec la ferme intention, cette année, de ne pas vous laisser déborder dès la première semaine. Mais comment ?
Si l’intention de mieux s’organiser est louable, il n’est pas toujours simple de la mettre en pratique. Pour vraiment partir du bon pied cette année, voici les conseils d’Hervé Coudière, expert en organisation, auteur de Gestion du temps pour managers et professionnels débordés (*). L’ingénieur Arts-et-Métiers devenu consultant, formateur et coach en management, adapte depuis 20 ans les techniques et les outils de gestion du temps à toutes les situations rencontrées dans les organisations de travail. Il a formé plus de 2000 managers depuis plus de 10 ans.
Prendre du temps en septembre pour bien finir l’année
C’est bien connu : rien ne sert de courir, l’important est de partir à point… « La bonne idée, c’est de prendre du temps durant ce mois de septembre pour anticiper les mois à venir », traduit Hervé Coudière. Pour cela, il faut se munir d’un agenda (papier ou électronique, peu importe) et passer en revue ses projets professionnels et personnels. « Semaine par semaine, il faut tenter de visualiser l’année qui vient, prévoir les grandes échéances, au moins jusqu’à la fin de l’année 2018 », précise l’expert. « L’idée est de sérier ce qui est vraiment important. Souvent, les échéances professionnelles se multiplient en fin d’année : des objectifs à atteindre, un budget à boucler… Il faut donc prévoir d’y consacrer un certain nombre d’heures. » En bloquant des plages de temps « prioritaires », on se laisse moins envahir par les petites choses à régler au quotidien.
Bloquer les grandes dates de 2019
Deuxième étape pour une année réussie : bloquer les dates importantes qui vous permettront de réaliser vos projets à long terme, sur l’année 2019 cette fois. « L’agenda 52 semaines va permettre de lever la tête du quotidien », ajoute Hervé Coudière. « Par exemple, cela fait huit ans que j’ai envie de participer à un séminaire qui a lieu en début d’été, en juillet », explique-t-il. « Je n’y suis jamais parvenu car en m’y prenant au dernier moment, je n’étais jamais libre. Cette année, j’ai déjà réservé les dates, pour que je puisse enfin réaliser ce projet ».
Pratiquer le «POA» au quotidien
Pour tenir la distance et ne pas s’épuiser dans le travail, le « POA » est un l’outil souverain. Chaque jour, planifiez trois choses : une priorité (le P), un objectif à atteindre (O), et une activité plaisir (le A), histoire de relâcher un peu la pression. Ainsi, on aura chaque jour le sentiment d’avancer, sans se sentir asphyxié. « Cela permet de vraiment savoir ce que l’on fait de son temps, c’est une hygiène du quotidien », insiste Hervé Coudière. « D’ailleurs, lorsque je ne pratique pas le POA, le soir, j’ai le sentiment de n’avoir rien fait de ma journée ! »
Ne pas hésiter à s’offrir une montre !
Faites-vous un cadeau utile : pas un nouveau cartable Superman, mais une montre ! Peut-être même une montre à l’ancienne, à cadran et aiguilles. Ce simple accessoire vous fera gagner du temps. « Quand on regarde l’heure sur son smartphone, on a l’attention détournée par les mails, les notifications, les alertes… Bref, regarder l’heure prend un temps fou ! », résume Hervé Coudière. L’expert se réjouit de « porter à nouveau une montre » : « Elle me donne l’heure, point final. Elle n’envahit pas mon espace… » Moralité : en cas de tâche longue et ardue à réaliser – répondre à un appel d’offres, écluser toutes les factures du mois ou préparer sa compatibilité – on met le smartphone dans un tiroir (ou dans la pièce à côté) et on jette uniquement des coups d’œil à la montre-bracelet. Et si possible, on travaille hors connexion…
(*) Gestion du temps pour managers et professionnels débordés. Editions GERESO, nouvelle édition mai 2018.
